7 étapes pour surmonter les défis d’'intégrations de plateformes d'admission modernes avec des systèmes existants

Les établissements d'enseignement supérieur s'efforcent constamment pour améliorer l'expérience des étudiants, et un aspect important de cette démarche consiste à moderniser le processus d'admission.

Pour les responsables informatiques, l'intégration de plateformes d'admission modernes avec les systèmes hérités existants constitue l'un des défis les plus importants de cette transformation. Par exemple, certains systèmes hérités utilisent des technologies anciennes, des langages de programmation et des formats de données qui ne sont pas compatibles avec les systèmes plus récents, rendant la transfert de données difficile.

Cependant, il existe des moyens de surmonter les défis liés à l'intégration de systèmes dans un environnement d'enseignement supérieur. Cet article vous guidera à travers sept étapes essentielles pour surmonter les obstacles liés à l'intégration et digitaliser votre processus d'admission.

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Étape 1 : Comprenez votre système actuel

Commencez par comprendre parfaitement vos systèmes hérités existants : leurs capacités, leurs limitations et les domaines spécifiques dans lesquels ils doivent répondre aux exigences d'un processus d'admission moderne. En identifiant ces lacunes, vous comprendrez ce qui doit être pris en compte par le nouveau système.

Examinez toute la documentation disponible concernant le système hérité, y compris les manuels d'utilisation, les documents de conception et les diagrammes d'architecture système. Comprendre les flux de travail et les fonctionnalités du système vous donnera une base solide de connaissances sur laquelle vous pourrez vous appuyer.

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Étape 2 : Fixez des objectifs clairs

En collaboration avec d'autres responsables clés de l'établissement, fixez des objectifs et déterminez clairement ce que vous souhaitez réaliser avec la nouvelle plateforme d'admission. Souhaitez-vous une plus grande efficacité ? Une expérience utilisateur améliorée ? Des analyses plus claires ? Les trois ? La définition de vos objectifs vous aidera à vous préparer à réussir en matière d'intégration et de mise en œuvre.

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Pour vous aider à fixer vos objectifs, voici neuf points clés à prendre en compte :

• Gestion des candidatures: une plateforme d'admission devrait permettre aux utilisateurs métiers de gérer l'ensemble du cycle de vie des candidatures, y compris le stockage des données, la personnalisation des formulaires et la facilitation des soumissions de candidatures en ligne.
• Évaluation des candidatures: les utilisateurs métiers doivent pouvoir personnaliser les critères d'évaluation, automatiser les scores et attribuer des tâches d’évaluations à des individus ou à des équipes.
• Gestion des offres: pouvoir enregistrer les décisions, générer des offres selon des modèles pré-definis et gérer les réponses facilement.
• Collaboration et communication: la plateforme doit faciliter la communication entre les métiers, les candidats et d'autres personnes grâce à des notifications par e-mail, des messageries et des outils de communication collaboratifs.
• Analyse et reporting: les capacités de reporting sont exhaustives, permettant aux utilisateurs de générer les rapports de manière personnalisable et facilement navigable.
• Intégration: une plateforme d'admission moderne s'intégre à d'autres outils d'enseignement supérieur, tels que l'aide financière, la gestion de la relation client (CRM) ainsi qu’avec des systèmes d'information des étudiants (SIS).
• Sécurité et confidentialité des données: en plus de se conformer aux réglementations nécessaires en matière de protection des données, la plateforme devrait suivre les protocoles de chiffrement et des audits de sécurité.
• Accessibilité mobile: le personnel d'admission, les candidats et les autres parties prenantes devraient pouvoir interagir avec la plateforme depuis n'importe où, sur des smartphones et des tablettes.
• Evolutive: enfin, une excellente plateforme d'admission est flexible et personnalisable ; elle peut s'adapter aux variations du volume des candidatures et à la croissance future.

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Étape 3 : Choisissez une plateforme moderne qui complète votre système hérité

Lors de la sélection d'une nouvelle plateforme d'admission, vous devez vous assurer qu'elle peut combler efficacement les lacunes que vous avez identifiées dans le système hérité. Mais il est tout aussi important que la nouvelle plateforme puisse s'intégrer à votre système hérité. Recherchez des plateformes d'admission modernes dotées d'API robustes et ayant fait leurs preuves en travaillant avec des systèmes hérités.

Une de vos premières priorités devrait être d'identifier les interfaces externes, les systèmes et les API avec lesquels le système hérité interagit, et de comprendre les formats de données, les mécanismes de communication et les protocoles impliqués dans ces interactions. Les API sont essentielles pour l'intégration de systèmes disparates et pour permettre l'échange de données. Votre système d'admission hérité pourrait ne pas disposer d'API robustes ; une solution personnalisée pourrait être nécessaire.

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Étape 4 : Adoptez une approche progressive

L'intégration de systèmes complexes comporte des risques inhérents – mais atténuables – tels que la perte de données, les problèmes de compatibilité ou la perturbation des services. Au lieu d'effectuer une transition complète et abrupte vers la nouvelle plateforme, envisagez d'adopter une approche progressive. Cela vous permettra de faire face à tous les défis de manière plus gérable.

Par exemple, vous pourriez effectuer un pilote avec l'un de vos programmes ou départements et traiter les problèmes qui se posent avant de passer à la prochaine phase, réduisant ainsi le risque de perturbation à l'échelle de l'organisation et de pannes critiques. En intégrant progressivement votre système hérité et votre nouveau logiciel d'admission, vous pouvez maintenir le bon fonctionnement de vos opérations principales tout en introduisant de nouvelles fonctionnalités et workflows. Cela peut également aider les utilisateurs à s'adapter aux changements.

À chaque phase, assurez-vous d'évaluer et de recueillir les retours métiers pour déterminer ce qui fonctionne bien et les domaines à améliorer. Inclure les commentaires des parties prenantes dans le processus est non seulement précieux d'un point de vue technique, mais cela peut aussi contribuer à renforcer l'adhésion des utilisateurs.

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Étape 5 : Recherchez une assistance d'experts

Un processus de mise en œuvre solide garantit la réussite. Recherchez des fournisseurs ayant une expérience de mise en œuvre de la plateforme ; ils peuvent vous aider à naviguer le processus d'intégration et à résoudre les problèmes. L'intégration de plateformes avec des architectures et des formats différents peut être complexe, c'est pourquoi il est utile de disposer d'experts capables de naviguer les deux.

Un expert qui comprend à la fois votre système hérité et votre nouveau système peut identifier les défis potentiels et proposer des solutions personnalisées pour votre institution.

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Étape 6 : Donnez la priorité à la formation

L'intégration de plateformes modernes et héritées nécessite une formation et un soutien pour les utilisateurs habitués au système hérité. Sensibilisez les utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités et aux fonctionnalités de la solution intégrée, et assurez un soutien technique continu.

Tout d'abord, identifiez les compétences et les connaissances nécessaires pour utiliser les nouveaux éléments du système d'admission ; quel est le niveau de compétence actuel de vos équipes métiers, et y a-t-il des lacunes de connaissances à combler ? Ensuite, élaborez un plan de formation qui précise les objectifs, les résultats, les méthodes de formation et les styles d'apprentissage.

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Voici quelques bonnes pratiques qui constituent un plan de formation IT exhaustif et efficace:

• Évaluation des besoins: identifiez les lacunes de connaissances au sein de l'organisation.
• Définition des objectifs: définissez les résultats attendus du plan de formation ; les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
• Élaboration de la formation: développez un programme de formation qui couvre les compétences et les domaines de connaissances requis ; adaptez-le aux rôles et aux responsabilités de chaque membre.
• Ressources de formation: assurez-vous que le personnel dispose des ressources nécessaires pour suivre la formation.
• Diffusion: déterminez les horaires appropriés et décidez quels professionnels qualifiés dispenseront la formation – celle-ci sera-t-elle dispensée en personne, en ligne ou les deux ?
• Suivi et évaluation: décidez de la manière dont vous évaluerez les résultats de l'apprentissage (par exemple, des quiz, des examens, des travaux pratiques).
• Formation continue: fournissez un soutien continu tout au long du processus de formation et au-delà, et assurez-vous que tous les utilisateurs sont informés des changements et des mises à jour.

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Étape 7 : Testez et surveillez

Avant de mettre en service la nouvelle plateforme, procédez à des tests complets pour vous assurer que toutes les fonctionnalités fonctionnent comme prévu et que l'intégration avec le système hérité est fluide. Les tests peuvent mettre en évidence les erreurs liées à la compatibilité des données, aux règles commerciales, à la performance du système, à la sécurité et à d'autres aspects critiques. Assurez-vous de réaliser des tests exhaustifs dans des environnements de développement et de production pour minimiser les risques.

Une fois la plateforme en service, surveillez de près son fonctionnement et demandez régulièrement des commentaires aux utilisateurs. Réagissez rapidement aux problèmes identifiés et effectuez des mises à jour régulières pour améliorer les performances et la convivialité.

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Conclusion

L'intégration de plateformes d'admission modernes avec des systèmes hérités peut être un défi complexe, mais avec une planification minutieuse, une approche progressive et l'aide d'experts, il est possible de surmonter ces obstacles. En suivant ces sept étapes, vous réussirrez à digitaliser votre processus d'admission et améliorer l'expérience des étudiants ainsi que des équipes métiers.